Автоматизированная информационная система (АИС) «Общежитие» направлена на автоматизацию работы заведующего и воспитателей общежитий, а также обеспечивает сокращение объема бумажной работы всех участков деятельности подразделения, отвечающего за эксплуатацию жилищного фонда учебного заведения.
Система позволяет производить учёт и управление жилым фондом (ввод и вывод комнат в/из эксплуатации, мониторинг фонда), управление проживанием (приказы о заселении, заселение (ордера, акт сдачи-приёмки помещения, карточка студента, справка проживающего), выселение, учёт проживающих), воспитательный процесс (назначение и закрытие дежурств по этажам, отметка отработки 4-х часов по благоустройству территории и общежития, внесение данных о правонарушениях), ведение списков проживающих (текущие проживающие, архив жильцов, все студенты, дежурств, дежуривших за месяц, расселения по алфавиту, расселения по комнатам), формирование отчётов (информация по проживающим, статистика проживающих). Ведение справочной информации о комнатах (их вместимости, площади, номера этажа, заполненности на данный момент) позволяет исключить ситуации, в которых в комнату заселено большее количество обучающихся, чем её вместимость.
При входе в программу пользователи обязаны пройти авторизацию, что обеспечивает защиту данных от несанкционированного доступа. Для обеспечения многопользовательской работы с программой доступны автоматизированные рабочие места (АРМ): ответственного за расселение студентов, заведующего и воспитателей общежития, а также органов самоуправления.
Все данные, которые вводятся пользователями из различных АРМ, хранятся в единой базе данных. Это позволяет, например, наряду с учётной информацией по конкретному лицу получить данные о дежурствах за интересующий период. Ведение операций в единой системе позволяет сократить трудозатраты сотрудников на учёт и регистрацию проживающих лиц, а также на подготовку отчетности для администрации и отчетов в государственные структуры, повысить качество и актуальность информации.
Понятный и интуитивный пользовательский интерфейс позволяет работать с информационной системой пользователям, не требуя каких-либо специализированных знаний в области информационных технологий. Протоколирование действий каждого пользователя в ходе работы с автоматизированной системой позволяет, при необходимости, выяснить правомерность произведенных пользователем действий.
АИС «Общежитие» разработан в современной среде разработки Visual Studio и может быть легко адаптирован к условиям работы жилого фонда конкретного учебного заведения.
Функциональность автоматизированных рабочих мест
В соответствии с общепринятой штатной структурой управления и действующим порядком должностных полномочий сотрудников Академии связи и органов самоуправления общежитий разработаны пять конфигураций автоматизированных рабочих мест:
– АРМ «Расселение проживающих»;
– АРМ «Заведующий»;
– АРМ «Воспитатель»;
– АРМ «Староста этажа»;
– АРМ «Администратор АИС».
Функциональность автоматизированных рабочих мест, входящих в состав АИС «Общежитие», позволяет скоординировать автоматизированные бизнес-процессы. Данный подход отвечает современным требованиям к качеству управления организацией и базируется на принципах ответственности, документированности и ориентации на процессы.
АРМ «Расселение проживающих» предназначен для работы ответственными за расселение обучающихся учебного заведения. Основными функциями, реализуемыми АРМ «Расселение проживающих», являются:
– просмотр информации о комнатах, с возможностью фильтрации свободных и занятых комнат;
– создание новых и просмотр имеющихся в базе карточек проживающих;
– редактирование информации в анкетах проживавших;
– заселение проживающих в комнату, выселение;
– отправка в архив данных о проживающих, восстановление из архива;
– просмотр полной информации из карточки проживающего;
– просмотр списка текущих проживающих всего общежития;
– просмотр списка архива жильцов;
– редактирование сведений о проживаниях.
АРМ «Заведующий» и АРМ «Воспитатель» имеют следующие возможности:
– добавление, редактирование, удаление значений справочников;
– просмотр информации о комнатах, с возможностью фильтрации свободных и занятых комнат;
– создание новых и просмотр имеющихся в базе карточек проживающих;
– редактирование информации в анкетах проживавших;
– заселение проживающих в комнату, выселение;
– отправка в архив данных о проживающих, восстановление из архива;
– просмотр полной информации из карточки проживающего;
– просмотр списка текущих проживающих всего общежития;
– просмотр списка архива жильцов;
– редактирование сведений о проживаниях;
– назначение, закрытие, редактирование, удаление дежурств по этажу, в т. ч. отработки 4-ёх часов;
– формирование отчётов: по отработке 4-ёх часов, по этажу, по проживающим сиротам на текущий учебный год;
– печать: информации по проживающим, списка дежуривших за месяц, списка расселения (по алфавиту и по комнатам), статистики проживающих в общежитии, сформированного списка дежурств.
АРМ «Староста этажа» предназначен для управления общественными поручениями. Основными функциями данного АРМ являются:
– просмотр ограниченной информации из карточки проживающего;
– просмотр списка текущих проживающих для конкретного этажа общежития;
– назначение, закрытие, редактирование, удаление дежурств по этажу, в т. ч. отработки 4-ёх часов;
– формирование отчётов: по отработке 4-ёх часов, по этажу, по проживающим сиротам на текущий учебный год.
АРМ «Администратор» предназначен для автоматизации процесса администрирования программного комплекса АИС «Общежитие». Основными функциями данного АРМ являются:
– добавление, редактирование, удаление учётных записей пользователей АИС;
– добавление, редактирование, удаление прав для групп пользователей;
– просмотр журнала действий пользователей;
– добавление, редактирование, удаление значений справочников;
– просмотр информации о комнатах, с возможностью фильтрации свободных и занятых комнат;
– создание новых и просмотр имеющихся в базе карточек проживающих;
– редактирование информации в анкетах проживавших;
– заселение проживающих в комнату, выселение;
– отправка в архив данных о проживающих, восстановление из архива;
– просмотр полной информации из карточки проживающего;
– просмотр списка текущих проживающих всего общежития;
– просмотр списка архива жильцов;
– редактирование сведений о проживаниях;
– назначение, закрытие, редактирование, удаление дежурств по этажу, в т. ч. отработки 4-ёх часов;
– формирование отчётов: по отработке 4-ёх часов, по этажу, по проживающим сиротам на текущий учебный год; – печать: информации по проживающим, списка дежуривших за месяц, списка расселения (по алфавиту и по комнатам), статистики проживающих в общежитии, сформированного списка дежурств.